Der Artikelstamm ist das Herzstück jeder ERP-Software: Er verbindet Einkauf, Lager und Vertrieb und trägt entsprechend viel Verantwortung. Trotzdem war die Nutzung im Arbeitsalltag alles andere als effizient. Ich habe den Artikelstamm von Grund auf neu gestaltet, von der UX-Research bis zum High-Fidelity-Prototyp, mit dem Ergebnis: Artikel lassen sich jetzt deutlich schneller und klarer einsehen, anlegen und pflegen.
ERP Office-Webapp
Mai – Aug 2024
UX/UI Design
Design Thinking
Öffnete man den Artikelstamm, sah man zunächst nur ein leeres Formular, ohne Hinweis, was zu tun ist. Eine Suchfunktion war nicht sichtbar: Um einen Artikel zu finden, musste man bestimmte Tastenkombinationen kennen. Wer diese nicht auswendig kannte, kam schlicht nicht weiter, für neue Mitarbeiter war das System dadurch von Anfang an schwer zu bedienen.
Hinzu kam: Über 36 verschiedene Funktionen zum Bearbeiten eines Artikels waren wahllos verteilt und teils missverständlich benannt (zum Beispiel „Artikelkennzahlen" und „Artikelkennzeichen", zwei Begriffe, die leicht zu verwechseln sind). Auch die Eingabefelder folgten keiner erkennbaren Ordnung, das gesamte Erscheinungsbild wirkte veraltet, und versehentliche Änderungen fielen häufig gar nicht auf.
Der Research kombinierte qualitative und quantitative Methoden: Autoethnografie (eigenes, systematisches Erproben der Anwendung), eine Umfrage mit 16 Teilnehmern und 27 Fragen sowie 13 Interviews mit internen Mitarbeitern und externen Anwendern, transkribiert und in Kategorien ausgewertet.
Das überraschendste Ergebnis: Nicht das Anlegen oder Pflegen, sondern das Einsehen von Artikelinformationen ist mit 88 % der häufigste Anwendungsfall. 81 % vermissten konkrete Such- & Filterkriterien, rund drei Viertel bewerteten Intuitivität und Benutzererfahrung nur mit „ausreichend" bis „mangelhaft".
Die Personas machten eine zentrale Spannung sichtbar: Effizienz für Experten gegen Intuitivität für Einsteiger. Beides musste das Redesign zugleich bedienen.
„Ich habe mich an die Eigenheiten gewöhnt und nutze überwiegend Shortcuts."
„Ich brauche eine gute Übersicht, besonders wenn ich neue Kunden betreue."
„Die Software ist so komplex und unübersichtlich. Ich finde oft nicht, was ich brauche."
Wünsche und Probleme wurden nach Nutzen und Häufigkeit der Nennung priorisiert. Das MVP fokussierte vier Felder: Unterstützung durch die Software (Tooltips, Doku), modernes UI, effiziente Navigation & Barrierefreiheit sowie mehr Such- & Filtermöglichkeiten.
Im Rahmen einer Card-Sorting-Studie wurden 105 verstreute Menüpunkte der Bearbeitungsfunktionen systematisch geordnet. Die Nutzer gruppierten die Inhalte eigenständig, ohne Vorgaben. Das Ergebnis: 12 logische Kategorien, die sich an mentalen Modellen der Nutzer orientieren. Die Navigation wurde damit grundlegend vereinfacht, die kognitive Last reduziert.
Aus den Erkenntnissen der Research-Phase entstand eine neue Sitemap. Die zentrale Entscheidung: weg von der leeren Eingabemaske, hin zu einem Dashboard mit Fokus auf die Artikelübersicht. Auf dieser Basis wurden erste Wireframes entwickelt und anschließend im Usability-Test erprobt. Fünf Teilnehmer, acht Aufgaben, eine klare Methodik, angelehnt an die Empfehlung der Nielsen Norman Group zur optimalen Stichprobengröße.
Ein Dashboard, das beim Öffnen sofort Kontext gibt: eine durchsuch- und filterbare Artikelliste plus zwei Übersichts-Cards. Statt einer leeren Maske sehen Nutzer auf einen Blick, wie viele Artikel angelegt sind, wie deren Status ist und wo Daten fehlen.
Gestaltet nach etablierten Prinzipien (Material Design, Laws of UX): klare Hierarchie, hoher Kontrast und eine konsistente Farb- & Icon-Sprache führen durch die komplexe Anwendung.
Ein Klick auf einen Artikel öffnet eine eigenständige Detailansicht, die visuell klar vom Dashboard getrennt ist, damit niemand mehr unbeabsichtigt im Bearbeitungsmodus landet. Die Artikel-Info-Card bündelt die wichtigsten Daten samt Status-Chip; daneben lassen sich Notizen und Dateien per Drag & Drop direkt am Artikel hinterlegen.
Eine Snackbar bestätigt gespeicherte Änderungen und bietet eine Undo-Funktion gegen das im Interview häufig genannte Problem unbemerkter Änderungen. Tooltips erklären Fachbegriffe direkt am Element und reduzieren so die kognitive Last, gerade für Einsteiger.
Barrierefreiheit war kein Nachgedanke: Die Anwendung soll möglichst vielen Menschen unabhängig von ihren Fähigkeiten offenstehen.
Das Ergebnis ist ein durchgängiges UX/UI-Konzept als High-Fidelity-Prototyp samt Handlungsempfehlung an das Unternehmen. Ein Live-Rollout war nicht Teil des Projekts, die Arbeit liefert eine belastbare Grundlage für die Weiterentwicklung.